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软件文档管理规范
软件文档管理规范

time:2020-07-26 09:18:03

author:重庆佰鼎科技有限公司

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本文由重庆佰鼎科技有限公司提供,重点介绍了软件文档管理规范相关内容。重庆佰鼎科技有限公司专业提供皮肤管理文档,律所文档管理,文档管理经验等多项产品服务。作为一家高度专业性的公司,以我们丰富的经验,专业的人员给您提供满意服务。

软件文档管理规范这个问题其实有点宽泛,因为不同类型企业对文档管理的需求和规范是不一样的,同时企业对内部文件管理的职权分配也不一样,在没有了解更多信息的前提下,对公司电子文档的管理只能泛泛而谈,说几个基本点。要知道,档案管理可是一个很多大学开设的专业,不是一个简单规范和说明就能涵盖的。

要做好电子文档管理,首先要了解文件的生命周期。简单说,就是一个类型的文件从创建、修改、审批、定稿、分发、归档、销毁 的整个周期中会遇到什么操作,经手人有哪些,从而制定合适的管理规范。接下粗浅的说下几个要注意的关键点。

1.文件密级设立。电子文档管理的第一要素就是文件的密级。什么样的文件是可以外发的,什么样的文件是公司内部可以分享的,什么样的文件是仅限特定的部门才能查阅的,什么样的文件是仅特定的人能查看的。文件密级设定后才能保证文件在管理中的安全性。软件文档管理规范

2.文件和组织架构的关系。密级设定后,还需要明确文件的归属及和组织架构的关系。这一点不同的企业管理要求会有很大的差异。还要处理好文件在不同部门间的流转问题。对于电子文档来说,文件在部门间的流转一定要处理好多副本问题和副本销毁问题。

3.版本管理。电子文档一定存在一个多版本问题,版本管理的核心要素是:一个文件的所有版本应该都是统一管理的。并且要维护好分支。常用的思路是 版本名和分支名来区分文件版本。

4 .统一集中。这里有三个问题,一个是什么样的文件需要统一管理。(目前一般就是所有和业务相关的文件都要统一管理),一个是如何收集。一个是谁来管(不同阶段不同人管理还是全生命周期都可以管理)。这个可以是制度上的,也可以是操作规则上的。但最高效的肯定是借助工具。

5.分类,查询。要管理好电子文档的分类,一定是需要多维度的。传统的文件夹结构是单一纬度的,很难符合要求。我们可以借助数据库和标签来管理。在规范制定时,要理清楚文件管理需要的维度才能进行分类。可以先总结需要的最少维度,譬如:按部门、按项目、按文件使用场景、按文件类型、按文件密级、按文件状态。最简单的方式可以主要维度用文件结构,其他维度用标签补足。电子文档最好使用搜索引擎来进行查询,这里有个关键点就是“要区分不同查询者的权限来推送查询的结果,同时文件名也是文件内容的一部分,文件名也会泄漏文件信息“

6.归档及消亡。企业文件随着企业正常是不断增多累积的,可以视为归档是文件生命周期的终点之一。如何归档?归档后存储在哪里?谁来管理归档?软件文档管理规范

7.冷热的管理。长期不用的文件、存档的文件、经常被引用的文件、目前一直都使用的文件 的存储方式和保存方式应该有所区别。以提高文件的使用效率。

因为问题要求千万不推荐软件,所以我就不推荐了。但是要做到电子文档的统一有效管理,特别是多个维度的管理,没有软件参与是不大可能的。建议还是寻找合适的软件来辅助。

比如我们(狗头)

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