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软件文档管理规范
软件文档管理规范

time:2020-07-27 08:36:06

author:重庆佰鼎科技有限公司

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本文由重庆佰鼎科技有限公司提供,重点介绍了软件文档管理规范相关内容。重庆佰鼎科技有限公司专业提供文档管理系统 开源,项目管理 文档,图文档管理系统等多项产品服务。公司专业性高,价格优惠,服务完善,是您的不二之选。

软件文档管理规范一份Word文档最终是要让别人看的,要让人看得明白、看得舒服,最基本的要求要做到段落清晰、结构分明、易于阅读,当然,能美观些更好。

word排版和PPT排版大体一样,没有PPT那么复杂,主要坚持以下几个原则:

规范:像公文、论文、专业的分析报告都有固定的模板和格式要求,这是word最重要的一条。

对齐:排版最基本原则,像大标题居中对齐,章标题左对齐,正文两端对齐等。

对比:抓住别人眼球,想让别人看到的内容,例如标题加粗、重点内容加粗,加下划线,加颜色等。

亲密:将相关的内容和页面放到一次,方便读者阅读。

重复:同样的内容用同一种样式,例如正文字体统一、段落统一,表格使用同一种风格。

留白:留白,段落清晰,易于阅读,别人一眼就能看到文章结构,如果全部挤在一起,很不利于阅读。

以某策划方案为例:

一样的文字,前一个没有任何排版,读起来很吃力,都不知道那个是重点。

后一个一眼就能看到重点,读起来很轻松、舒适。

排版前排版后

尤其对于刚步入工作的同学,给领导提交上去的方案,一定要注意文档的规范性和易读性,像最基本的一些排版要做到,像首行缩进、空行、标题加粗等。

你要知道,领导的时间是有限的,如果你写的方案,全部挤在一起,结构不清楚,重点不突出,领导哪有心情看下去,自然pass掉。

下面就分享一些职场精美的word文档,具体是怎么做的。

一、证券分析报告

像下图中这样的某证券分析报告,是直接在word上做出来的,主要通过调整页边距、插入分隔符、分栏、调整字体和颜色、使用样式等。

具体分析一下步骤:

1、先根据要求设置页边距,点击【布局】—【页边距】-【自定义页边距】,这样页面边框,瞬间显得高大上。

2、设置好第一部分的字体颜色、大小、段落间距、缩进、行距等。

3、插入图片,图片选择为“符于文字上方”,插入一条横线,设置为“符于文字上方”,这样可以轻松移动图片和横线,且文字不会随着移动。

4、其余文字,根据要求设置正文的格式,中文字体为华文楷体,西文字体为Arial,段落首行缩进等。

5、分栏

先在“公司简报“末尾,插入连续分隔符:【布局】-【分隔符】-【连续】;

然后进行分栏点击【布局】-【栏】-【更多栏】,栏数为2,分别设置宽度和间距,这样就分好栏了,左栏窄,右栏款,如下图所示。

6、像下图这种页面,左侧显示空白,右侧有文字。

这是在段落中设置的,点击【段落】—【缩进】,左侧缩进字符与第一页分栏的(宽度加间距)一样。

6、报告中表格样式设计。软件文档管理规范

像下图中的的表格,是在表格样式中设置好样式,图表建成后直接使用设置好的样式。

具体做法:先创建一个表格,选择表格,选择【设计】-【新建表格样式】

先选择将格式应用于整个表格,将中文字体设置为华文楷体,西文字体为Arial,字号为小五,边框线选择“上框线、下框线、内部横框线”。

然后选择将格式应用于标题行,设置字体大小、字体颜色为白色,点击【格式】-【边框与底纹】,底纹用颜色进行填充填充,设置完后,点击确定。

设置好后,就可以在表格-设计中看到这样的样式的。

以后新建的表格,填完数据以后,直接点击这个样式,就行了。

7、设置页眉页脚

点击【插入】-【页眉】-【编辑页眉】,根据要求设置页眉和页脚。

二、下面分享一下如何用word快速制作简历。

网上下载的一些简历模板,有些是pdf格式,没法直接编辑,有些word格式,一编辑版面就混乱了。

其实完全可以自己用word制作简历,具体步骤如下:

先把简历需要的文字编辑好设置页边距,如果简历文字较多,页边距选择窄,简历文字不多,那页边距默认选择常规就行调整文字、段落格式给每一章文字下方加横线添加“项目符号”插入头像

一份简历包括:个人信息、教育经历、工作经历、项目经历、社团经历、专业技能、自我评价等模板,以某简历为例:

1、先把简历所需要的文字都写好,没有任何排版

2、设置页边距:如果简历文字多,页边距设为中等。如果文字少,页边距常规就行。

3、设置字体:为让文字好看一些,字体设置为微软雅黑,字号五号

设置微软雅黑后,发现行间距变大了,这时点击【段落】,取消勾选【如果定义了文档网络,则对齐到网络】。

4、设置章标题和下划线:也就是在教育经历、工作经历文字下面加个下划线,可以点击【边框和底纹】,调整下划线的宽度。

章标题加粗。

效果如图:

5、添加“项目符号”,根据自己喜好选择,一般选圆点。

点击【定义新项目符号】-【字体】,在【字号】处设置项目符号的大小。

如果想让文字离项目符号近一些,可以选中文字,移动上方的标尺,注意是下图中红色边框中的正三角标尺。

然后通过“格式刷”来设置其他需要添加的项目符号的文字,效果图如下:

6、插入头像

将鼠标放到个人信息的末尾,点击【插入】-【图片】-【此设备】,插入头像。

选中头像,将头像设置为“符于文字上方”,这样就可以随便移动头像,文字不会变动了软件文档管理规范

7、使用“制表位”对齐

使用ctri键选中所需要对齐的段落,在标尺上点击需要创建制表位的位置;

鼠标放在日期前面,按Tab键,这样日期就移动到后面了。

需要删除制表位时,直接双击制表位,打开制表位窗口,点击清除。

8、最后,再调整一下文字的格式,该加粗的加粗、居中的居中,加下划线,调整好后,保存为PDF,这样,一份简单的简历就制作完成了。

是不是很简单,当然,网上也有一些简历模板也做得很不错,可以下载下来,自己用word尝试做这类型模板。

最后,再说一下,一份Word文档最终是要让别人看的,要让人看得明白、看得舒服,最基本的要求要做到段落清晰、结构分明、易于阅读,当然,能美观些更好,但也不要过于追求形式美感。

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