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致德文档管理
致德文档管理

time:2020-07-28 09:33:02

author:重庆佰鼎科技有限公司

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本文由重庆佰鼎科技有限公司提供,重点介绍了致德文档管理相关内容。重庆佰鼎科技有限公司专业提供microsoft文档资源管理器,企业文档管理系统 开源,开始文档管理系统文件等多项产品服务。秉承着真诚、专业、责任、科学的宗旨,在行业内备受赞誉坚持用专业与专注帮助每一个客户。

致德文档管理一些建议:1. 考虑哪些文档需要管理。首先假设你说的文档管理是相对长期的,比如至少会有几个月使用周期。那么,这时候不是所有的文档都需要整理,特别是公开的文档(包括你提到的电子书),在网络几乎无所不在的情况下,很多内容在需要使用时下载使用即可。例如商业文章,可能把标题和链接记录下来就行了,学术论文也类似道理。保存在磁盘上的文章可以当成是一个方便快速打开的手段,但并不需要特别仔细的整理,如果找不到了去网上搜索就行。2. 选择适合你的工具。接上面,那么自己原创的文档的数据应该是最需要整理的,往往包括工作中和生活中的各种文档,更广泛一些还有自己和家人照的照片、视频等媒体内容,暂且统一称这些为“个人文档”。因为工作关系(有道云笔记),我们观察了很多人如何管理自己的个人文档,有一些人在这些文档的管理上更有效,举一些他们常用的工具可能有帮助:1) 如果你相对熟悉计算机,Subversion/Git这样的“版本管理工具”可能是长期使用的最佳工具。我从2005年开始的所有个人和工作文档(不包括照片),都使用Subversion管理,好处包括每次修改都有记录,多台计算机上可以轻松同步等,提升效率很多。我也了解到多家公司使用Subversion来管理全公司的文档,总体效果不错。这类工具的缺点也很明显,简单来说就是不适合非技术人群,最麻烦的是需要自己设置服务器端(当然对于懂技术的人也不麻烦,现在购买VPS很方便),服务器端也有一定费用。2) 各类网盘是最易上手的工具,也可能是最适合非技术的人群的文档管理工具,包括百度网盘、QQ网盘等。最大好处是使用简单,也有可多台计算机访问,空间大这些优点。但用于长期的文档管理还会有各种小问题,可以注意一下:比如文档的时间等信息容易丢失(复制粘贴一下文件修改时间可能就没了),而对于长期存档的文档来说,时间往往是很重要的(我要写个工作小结,但那个啥项目到底是几月做的来着?);又比如误删除还是有时会发生;又比如当文档库很大的时候,可能不希望同步整个文档库在计算机上(百度网盘倒是有同步部分目录的功能)。我个人尝试过一段时间用网盘管理文档,但最后放弃了,主要原因就是时间信息丢失,以及误删除的问题。3) 对于接触文字多的人,云笔记类软件可能是最合适的,包括有道云笔记、Evernote。我们看到很多记者、产品经理等都非常喜爱这类工具,非常适合快速码字,插入截图,找到之前码的字等等。笔记软件一个很好的用法,是用来记录网上资料的“目录”,比如为一个项目进行调研积累的所有文档链接(而不是文档文件),就是上面第一点里提到的情况。笔记软件也非常方便在手机上访问笔记内容(比在手机上看Word文档方便很多),自动同步功能很好用。使用手机照相的功能做记录也方便 。当然从缺点上说,对于大量非文字文档的管理上,笔记软件可能不是特别方便。4) 专用PC软件,比如原帖中提到的Adobe的软件,我也了解过各类学术文献的管理软件等。这些不是非常熟悉,但专用工具往往有个问题就是使用时间长了之后,你的需求会有变化,这时如果发现这个工具解决不了需求,就有些麻烦。3. 花合适的精力和方式整理文档。主要的意思既不要不整理,也不要过度整理。我观察到有些人会按主题和分类做非常细致和复杂的整理,包括打tag这些。肯定有其道理,但应该还是存在过度整理的可能。对我来说,整理文档最需要解决的一个问题,是同一目录下文档过多而无法快速找到所需内容的问题,解决这一问题一个非常简单的办法,是按时间分配目录,比如2013,2014作为根目录,里面按项目或主题再分目录,或者按月组织,都非常有效。这个往往比完全按主题分目录更好,因为主题分类的方法会随时间改变,而你不希望每三个月重新对几百几千个文件重新做分类。所以档案馆按时间组织档案,还是相当科学的。致德文档管理致德文档管理

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