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5s管理文档
5s管理文档

time:2020-07-28 10:07:03

author:重庆佰鼎科技有限公司

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本文由重庆佰鼎科技有限公司提供,重点介绍了5s管理文档相关内容。重庆佰鼎科技有限公司专业提供致得e6协同文档管理系统,word文档管理系统,sap 文档管理等多项产品服务。从售前到售后,您提供各项专业内容服务,让您的每一分钱都花的放心。

5s管理文档纸质文件越来越多地变成数字文档,数字文档也越来越多地被存储到云端,但问题是,这些数字文档遍布在多不胜数的各种服务器和个人电脑上面,要想更好的发挥文件价值进行统一管理并非易事。

在文件管理这件“小事”上,量变产生质变这句话绝对是适用的。积小成多的不单指财富,也有可能是隐患。

在知识型行业,几乎每个人都在用文件管理着自己的工作,相比较而言,海量文件的存储只是容易解决的容量问题,而对文件的“查”和“看”却往往变成大海捞针。要知道,文档只有使用情况下才能产生效用,为企业创造财富,不用的时候只是一堆数据。

目前,已经有一部分企业解决了文档管理难题了,那么,这些企业海量文件是如何从淹没他们的海量数据变成会生“利息”的海量资产的呢?

一套好的文档管理系统可以覆盖每个文件整个生命周期。帮助企业全面提升团队工作效率,降低成本,通过实现文件基本的创建、修改、存储、传输、版本控制、审批流程、查询和反复使用、删除恢复,数据备份等功能。满足以团队为导向的文档协作和知识管理需求。实现更准确的决策,更高效的管理。

1、集中存储

能为企业搭建海量文档集中存储的平台,实现统一文档管理与使用。不用担心散落在各台电脑上的数据会损坏、丢失、遗漏。采用B/S架构,搭建一个安全的纯净浏览器网络环境,信息可实现内外部共享。支持局域网、互联网访问,可跨地域地办公,移动办公,当企业文档或硬盘即使因人员操作失误或病毒感染等原因导致破坏时,也可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复,保证内部核心数据的完整和安全,永不丢失。

2、权限管理功能

在统一管理平台中,可以为不同部门和人员设定相应的权限,如预览、修改、下载、打印、删除等等。完全可以按照员工的部门或者分工,来给员工设定相应的权限。这可以让员工看见所有与自己工作相关的文档。不必为材料众多却找不到自己需要的文件而头疼。简单而且这些权限管理可以降低机密文件在公司内部的可视性,避免重要资料泄密,全面实现企业文档的安全管理。5s管理文档

3、版本管理功能

企业的文档生成不是一蹴而就的,期间会产生许多的版本,这就需要强大的版本管理功能,需要支持对文件多版本管理,版本之间回退功能,历史版本预览,版本描述详情版本对比等操作,避免错误版本的使用,确保工作中使用正确的版本。杜绝风险,使办公更方便舒心。

4、搜索功能

全文搜索及高级搜索引擎可快速从海量资料中精准查找所需文件。搜索的速度与windows的相比会迅速很多,毫秒级别搜索可节约数十倍的搜索时间。支持高级搜索功能,可以使用多维度搜索,例如对:文档名称、作者、范围、关键词、修改时间、大小、版本等属性,这样可以更快速的找到自己所需的文件。提高办公的效率。

5、自动办公,协同功能

系统具备自动化办公功能,拥有多种模板功能,针对许多简易的操作可自动完成。省去重复操作,提高办公效率。节省企业资源。我们大部分的项目工作都不是由个体的员工独立完成的,而是由团队成员协作完成的。优秀完整的协同功能,能够全方位助企业高速发展。

6、工作流

强悍的工作流程模块,快速准确处理事务的传递和内部的协调。能够对整个工作流程状况进行有效跟踪,进行量化统计,便于管理层查询、报表及绩效评估。从而提高企业运营效率、提高企业运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的效率,充分发挥现有计算机网络资源的作用。

一套优秀的文档管理系统不仅能满足企业信息化管理需求,而且能够为企业积累宝贵的财富,进而提升综合竞争力。提高企业文档管理水平是实现管理信息化、现代化的重要措施,也是21世纪企业生存发展壮大的必经之路。5s管理文档

国内有不少的好的文档管理软件,诸如kass文档管理系统

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