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文档管理原则
文档管理原则

time:2020-07-31 10:42:01

author:重庆佰鼎科技有限公司

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本文由重庆佰鼎科技有限公司提供,重点介绍了文档管理原则相关内容。重庆佰鼎科技有限公司专业提供e文档管理,网络文档管理,文档管理总结等多项产品服务。公司产品内容市场占有率逐年提升,深受赞扬,虏获了一大批忠实客户。

文档管理原则知识或文件的保存,作为个人知识管理的重要环节,一直是不少人感到头疼的问题。其实,不管是知识,还是工作文件,保存的目的都是为了在需要时方便调用,常用方法无非两种:分类查找,和文件检索。可是怎样才能使这个过程更高效呢?这里根据个人多年实践,归纳为以下4个步骤:文档管理原则

1、辨别内容,选择保存工具

2、建立分类的原则和规范

3、制定文件或文件夹命名规范

4、养成习惯,及时更新下面针对这四个步骤逐个分解举例说明。文档管理原则

一、辨别内容,选择保存工具不管是工作中的文件,还是收藏的内容,又或者与他人往来的内容,我们都需要适当地、有针对性地做存储,而存储到何种地方或选择什么样的工具,会依据内容的来源、类型而进行判断。当然,这个过程中最核心的原则,是方便调用。

有些文件需要随时随地能够访问,甚至传输,且又无太多安全性诉求,像网络上的文章、图片、视频等,这种类型文件便适合存储在云端工具上,不管用电脑、手机或pad你都能取、阅。

还有一些文件,可能只在特定场景才用到,甚至有安全性需要,比如办公文件,或是你工作中的输出物,一般便使用电脑本地化保存,或是放在公司内部的共享路径下。

当然,不管什么类型文件,日积月累,工具中的内容都越来越多,若是没有管理好,当真会无比头疼。就像你搬进新家,不久你就发现,怎么柜子永远不够用?家里越来越凌乱呢?

这里先推荐几个常用的保存工具,供参考。

工作文件——电脑存储,部分需传递的备份到内部云盘。网络上的图片——电脑端花瓣,手机相册。网络上看到的文章或知识——印象笔记,网页收藏夹。时常需要浏览的网址——网页收藏夹。手机照片——不定期备份到电脑中,筛选一部分喜欢或可能用到的备份到百度云盘。通讯录——备份到QQ同步助手,当然使用频率非常低,仅当换手机时。其实,工具用得多了,会发觉,A工具与B工具之间有时并无太大差异,关键是要看用的人如何去使用。

二、建立分类的原则和规范在对文件进行分类时,记住一个核心原则——方便取用原则,要区分几个概念:最近常用、最常使用、存档。“最近使用”和“存档”通常是有先后关系的,通常来说,最近使用或者叫最近常用是一段时间内的频繁操作,而存档意味着,偶尔查阅时才要去翻看的内容。“最常使用”呢?往往跨越了时间的概念,也许在一段时间内不如最近使用频度高,但却自有其规律,比如像日报这种类型的文件。

这里,就以个人电脑文件管理为例来进行说明(Mac pro),如下图

我们先来看“文档入口”,桌面,存放临时文件;文稿,所有文件聚集地;其他文件夹,均是快捷方式,可理解为前文提到的最近常用与最常使用,如:01工作盘,Sketch素材便是“最常使用”,而后面几个项目是“最近常用”,具有时限性。快捷方式的文件都存在文稿中,根据当前使用需要可随时调整。

对于一级目录分类,两个原则:一是数量控制、二是排序。若是按照心理学上的组块记忆原则5±2(早期为7±2),这个数量刚好,一般情况下,分类及排序都是不变的。

对于二级、三级目录来说依然采用同样的规则。故,按照上述目录结构及规则定义,基本上常用文件,从入口打开即可获取,实践多年,效率非常高。当然,在分类过程中,也要注意层级目录不宜太深,看上面的分类,最复杂的工作文件目录也不过三级,偶尔也会超过,但极少(看!多像产品的信息架构设计,原谅我是个交互设计师,职业病)。

那么,有些不用mac的同学可能会困惑,windows系统“我的电脑”左侧目录结构不可以快捷文件夹怎么办?但是,别忘了有“创建快捷方式”到桌面,效果是一样的。

三、制定文件或文件夹命名规范文件或文件夹的命名也有一个原则——要遵从个人日常习惯,千万不要觉得他人的清晰,就拿来直接使用。

这里依然以电脑文件夹为例,文稿中文件夹命名如下图所示。

第一个层级的目录个人定义为:01工作盘、02资料盘、03PKM、04影音娱乐,10归档,而以前使用Windows系统时,第一层级便是磁盘分区,如:C系统盘、D软件盘、E工作盘、F文教娱乐。

对于第二个层级来说,根据内容,便可差异化定义了,如工作盘,习惯了“日期+项目名称”,而日期加在前面本质是为了排序,不是说这个最好,而是对我最适用,时间倒序时,常常最上面的项目是最近常有,方便使用。这个习惯在使用mac时得到了保留,但实际意义已被My Finder中的个人收藏夹代替。

有些朋友在这里便习惯采用项目“首字母+项目名称”的命名方式(如下图),为了方便检索。虽然从找文件夹的步骤上看,用搜索要麻烦些,但也是某些人多年养成的习惯,就像很多人打开网站必用百度搜索框一样,习惯了,虽然比起直接敲网址的人来说总要多点两个步骤,但很难改变,所以命名规则一定要遵从个人的使用习惯。

最后再说下文件的命名,重要文件,有统一规则;次要文件命名清晰,同一文件夹下避免重复;非必要文件(可能用后即删)或相册中的图片文件可不命名。这里说下重要文件的命名规则,如:设计师的核心工作源件,一般采用“项目名称+版本号+日期”来命名,通常一个版本号下产生多个日期,仅仅是为了将设计过程中的想法及修改过程进行备份。

另外,文件名的定义也不宜过长,太长也很难以被记住了,事实上文件分类做好了,命名是可以相对简单些的,当然也要形成规则,如上述例子。故,文件命名与分类是相符相成的,不宜完全区分对待。

四、养成习惯,及时更新最后,这点最重要,否则之前所做的一切前功尽弃。

建立了分类及存放规则之后,要自觉遵守。当接收到一个文件不知放哪里时?才可考虑放在桌面上临时存储,但一定要定期归类处理。至于多久处理一次,因人而异,比如我吧,初始,个人分类规则还在摸索阶段时,可能一周、一个月不等,但随着习惯的养成,便很少乱放文件,桌面可能半年、一年才清理一次,更甚至都不记得多久没清理过了。

文件的分类及命名一旦形成规范,且使用很顺畅,便不必轻易更改,但若是发觉用起来不顺手,或不方便,且感觉效率不高,就要及时调整。调整前,要洞察自己的使用习惯和规律,及时更正。

比如,上述分类中,个人将“办公材料”放入资料盘中,发现使用时,不知把相关文件放哪里?分析后,发觉个人的分类模式,办公材料总是到工作盘中去找,那么后续就要重新归类,把其调整到工作盘中。

所以,最后再总结下文件归类保存的三个核心原则:

1)方便取用原则;

2)遵从个人日常习惯;

3)及时更新原则。 相关阅读:

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