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5s管理文档

time:2020-07-31 11:32:03

author:重庆佰鼎科技有限公司

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本文由重庆佰鼎科技有限公司提供,重点介绍了5s管理文档相关内容。重庆佰鼎科技有限公司专业提供文档管理系统流程图,sap系统的文档管理系统,阿里云 文档管理等多项产品服务。公司客户好评率高,行业口碑好,是在本行业中您的不二选择

5s管理文档个人从事广告策划行业多年, 可以说是每天都泡在文件堆里。但作为互联网行业高效办公软件的受益者,纵使个人文件、办公文件再多,我也从未混乱过。其中在文件管理层面,我个人选择的是亿方云企业网盘,并且目前已经坚持使用六年。

为什么要进行文件管理?

首先,用一张图简单介绍下广告策划的工作职责

广告策划每天要对接客户、媒体和公司内部部门,基于客户需求和市场现状,输出各种各样的数据和方案,如果文件管理不当,即使每天加班到深夜,那也是在浪费时间、浪费生命。

以下场景想必大家都不陌生,遇到时分分钟奔溃到想要砸电脑:

1、与客户、媒体、同事主要以邮件来进行传递资料,邮件里找文件犹如大海捞针,一遍又一遍的附件下载、删除,在大量邮件中找到历史久远的文件有时要花半天时间。

2、为了赶方案加班到深夜是家常便饭,电脑运行东西多,时间长,突然就死机,方案没有及时保存,半天白忙活,在别人熟睡的时候,而你却在痛苦的怀疑人生。

3、夜深人静的时候,突然想要一个方案,可悲的是找不到人;或者在专注工作的时候,小伙伴时不时找你要同一个文件,真想问候TA全家。

4、在和客户开会的时候,方案打不开,一顿夺命连环call让同事发给你需要的文件,当同事打开电脑,看到下面的场面朋友也做不成了。

如何做好文件管理?

广告是服务行业,时间就是金钱,而良好的文件管理习惯不仅仅可以节省时间,提升效率,同时也是专业素质的表现,帮助后续在客户面前表现更出色。

下面,我将从从文件分类、存储、保存、查找、分享五个层面出发,分享自身的“文件管理”经验:

一、文件分类

把文件进行分类,首先按照团队和个人,分别建立不同的一级分类文件夹,文件名字要通俗易懂,今后文件更新就可以按照路径进行存储。

我的团队文件分类:如媒体刊例、调研报告、客户比稿、客户方案、媒体排期、结案报告、团队学习、周会等相关文件家,这些文件在日常需要团队进行高频互动。

我的个人文件分类:这个因人而异,如出差报销、团队绩效、简历筛选等文件分类。

二、文件存储

先说说之前的方案,公司为每个部门搭建了FTP共享盘,上面说到的团队文件都存储在共享盘内,团队小伙伴们都在这里进行日常工作,说说几个不得不换的几个弊端。

1. 权限太简单,文件管理困难。只要开放了权限,团队成员任何人都可以在共享盘中进行文件的删除、上传、修改等操作,导致数据被误删、误改的事情经常发生;

2. 只能在公司和电脑访问,出差和在家里不能使用,如果周末加班还得来公司做;

3. 访问速度太慢,还经常无法访问,公司IT看见我们过来找就烦。

现在重点说明使用亿方云后的改变,对亿方云的整体印象,适合团队文件存储,团队文件管理和共享方便,谈谈以下几点具体感受。

1. 数据存储方便。在同步端设置好本地与客户端的文件存储路径,客户端会自动完成本地数据的存储,并且在本地文件有任何的修改,客户端都会自动完成与本地的数据同步和更新。

2. 权限管理细致。团队文件同步在“企业空间”里,然后每个文件夹可以邀请与其他成员共享,可以按照文件或按每个人设置不同权限,比如“研究报告”文件夹就设置只读权限,这样团队其它协作成员只能看;团队内的实习生在全部共享文件夹内设置只读的权限,避免误改、误删;个人文件同步在“个人文件”空间里,相当于自己的个人网盘。

3. 手机客户端功能全,随时随地可以进行查找文件。我经常出差或者在客户那边,所以对移动办公是刚需,亿方云的手机客户端对查找方案、查看方案和意见反馈基本上全覆盖了,体验不错。

三、文件保存

1. 日常养成文件及时归档的习惯,否则积少成多,着急找文件的时候又是手忙脚乱,日常的工作效率也会高了许多,比如日常客户邮件里面收发的文件及时进行归档、更新。

2. 文件命名要精准,以日常最常见策划方案为例,日期(年月日)+客户名称+项目名称,保存归档路径更清楚,后续查找也会更方便。

3. 修改方案时保留历史版本。一个项目方案多次修改这是常有的事儿,甚至多达几十次也不夸张,曾经服务的一个客户按照客户的意思把方案修改62次,最后,执行的还是第一个版本,如果没有保存,那就是悲剧了在亿方云客户端编辑方案或在本地索引文件夹内编辑方案,文件有任何修改,修改后的方案会自动保存历史版本,再也不用策划案V1V2V3....................,一个个版本保存,还可以按照时间还原历史方案。

1. 在编辑方案的时候培养及时“ctrl+s”的习惯,电脑不一定什么时候就会捉妖死机,一旦死机,前功尽弃。

四、文件查找

1. 经常使用的文件放在手边。在亿方云里可以收藏文件或文件夹,收藏之后的文件或文件夹就会出现在“快速访问”,相当于文件或文件夹的快捷方式,避免访问文件时一层又一层的进入文件夹浪费的时间。

1. 当不记得文件保存在什么位置的时候想快速找到想要的可以用文件搜索,输入文件名称或者关键字都可以进行查询,亿方云不仅可以搜索文件名还可以搜索文件内容。

2. 当和别人临时完成一个项目的时候,在“个人文件”里建立协作文件夹,邀请协作成员加入,把项目资料和策划方案存储在共享空间,实时可以访问。

3. 如果出差在外需要查找文件,不再需要打开电脑或者找人要,打开亿方云APP就可以访问、查看全部文件,即使查看设计部门的PSD文件,也可以直接查看,确实方便。

五、文件分享

1. 在日常非正式交流中,与客户或同事传输文件少用邮箱,因为邮件很正式,编辑邮件内容需要谨慎有谨慎,只写一封邮件就需要半天时间。但是比如方案确认、排期确认等正式环节需要邮件获取客户确认。

2. 一次性或者临时分享,亿方云一键分享就完成。公司内部成员文件分享,打开分享文件,找到“分享”选项,输入协作成员名称就可以完成分享;公司外部成员文件分享,可以通过微信、钉钉等通道实现文件分享。5s管理文档5s管理文档

3. 长期共享协作,亿方云上建立协作文件夹。公司内部部门内文件分享,在企业空间下,建立协作文件夹,把文件夹权限开放给协作成员就可以了;

在公司内跨部门文件分享,在个人空间内建立协作文件夹,邀请企业协作者加入协作就好了,比如与创意、客服、内容营销都会建立协作;

公司外部文件共享,在个人空间建立协作文件夹,邀请企业外部协作者加入协作就可以了,如客户;

别看文件管理是小事,如果日常管理不当,就是在浪费时间,加班多少并不等于你是否资深,重要的是要把时间用在学习、提升上。对于广告人来说,最宝贵的便是时间:利用好,可以给你带来更多的经验和见识;利用不好,便是没有尽头的加班。假如你在文件管理上面临困惑,不妨试试大伟分享的以上操作技巧。

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