Home
>
企业文档管理系统 开源
>
文档管理原则
文档管理原则

time:2020-08-01 08:12:02

author:重庆佰鼎科技有限公司

【Font size: big medium smail

本文由重庆佰鼎科技有限公司提供,重点介绍了文档管理原则相关内容。重庆佰鼎科技有限公司专业提供企业文档管理系统 开源,开始文档管理系统文件,文档管理 开源 web等多项产品服务。我司的产品因其精良的制作水准,超高的性价比在业内广为称赞,远销国内外。

文档管理原则自从踏入工作之后,我们每天都要接触非常多文件。不同时间,不同类型,不同用途的文件。

有一套科学有效的文件管理方法,可以帮助我们更好地工作。有了更好的工作,我们才能有更高的工作效率。

介绍一些小的技巧给你,希望可以帮助你更好地使用日事清的云盘功能做文件管理。

技巧一:建立临时文件夹很多人整理电脑桌面,只是简单粗暴地删除。而我的方法,是在日事清的云盘里建立一个临时的文件夹。一天的工作完成,或者懒得几天都不想去整理资料的时候,你可以把所有的资料通通放入这个临时文件夹里,然后把无法分类的文件夹整合到一个文件中。

文件以日期为署名为主,这样做的好处在于,当你空下时间去整理文件夹的时候,就可以清楚地知道这个文件是哪一天产生的。

我们可以像上面这张图一样,建一个临时文件夹,用具体的日期去命名子文件夹。因为,当我们把这些文件丢进文件夹的时候,也许你当时没空处理。过了这段时间后,当你想做紧急处理时,用具体日期署名可以方便我们回顾。文档管理原则

这里需要提醒一下,这个临时文件夹起到的是收纳作用,我们一定要对它进行定期清理。

我习惯在周六的时候,把这些文件进行清理。因为如果我们只往临时文件夹丢东西,而不及时清理,日积月累,你会发现这个临时文件夹反而变成了一个非常混乱的文件夹。让我们的工作,回到了原来混乱的起点。

技巧二:判断是否有保存价值第二个小技巧是,我们在整理临时文件夹时,需要做一个判断:这个文件夹里的文件是不是都有保存价值。

因为很多时候我们下载的文件来自于公司或同事,或是我们从网上找到的一些资源。当我们确认这个文件没有保存价值,我们可以直接删除这些文件,否则它们会扰乱我们做文件管理的思路

技巧三:关联性在文件存放或者整理时,我们可以把同一个项目的文件统一放到一个项目名称命名的文件夹下面,不仅方便我们平时调阅,也方便以后归档查询。

比如,我们公司在六月份需要做一个团建,你可以把它理解为一个项目。那么在这个项目之中,我们可能涉及到一些游戏的策划、规则,还要需要一些影像资料、去参加活动人员的名单、住宿信息,各种各样的表格。

这些文件都有一定关联性的,都属于团建的项目。所以说把这些文件放到同一个项目里,以后我们调阅起来会更加方便。如果你按照文件格式,把这些文件的图片归到一类,excel表格归到一类、word归到一类,这个时候调阅起来反而不方便。

技巧四:合理的文件命名关于对文件进行合理命名,我常用以下三种方法:

第一个,序列。推荐用日期,如果你有一套自己便于记忆的数字也可以。

第二个,人物。协同工作时需要注明文件的制作者,这一点在团队合作时非常重要

第三个,任务。以文件夹里任务的内容进行命名。因为你需要知道,这个文件夹里面存储的是什么项目。比如刚才我在第二个技巧里面提到,六月份公司要进行团建活动,那么这个团建活动的名称是什么,你可以这样的一个名称命名。

技巧五:合理的层级关系大多数人经常头痛的一个问题:层级关系。为什么让人头疼?因为当层级关系建立的比较多,打开文件就会非常麻烦,因为操作步骤会非常多。

但是实际上,操作步骤多或者是说同级关系多,他们反而能够非常系统地按照具体的细分原则,对这些文件进行分类。

下面这三张图片解释了层级关系和合理的扩展性:

例如下图是借便利店张伟的装修设计文件分类,这里面分为设计、客户资料、内部资料等等。但实际他们里面都会分为很多子文件夹,那么这些子文件夹又如何分类?▼

以设计举例,设计分为VI设计、网页、公众号、海报,画册。▼文档管理原则

其中海报的子文件内又分为其他的。例如海报设计时要突出什么主题,设计海报的参考资料、设计元素、配色。▼

技巧六:常用文件特殊标记随着项目越来越多,检索变得越来越困难。所以,给文件夹一个个性化的封面图片能够让你一眼相中,节省出大量时间,操作方法也非常简单,重点是非常个性!

在日事清的云盘功能,不同的文件夹可以用不同的颜色分类,我们可以从非常多文件夹之中,一眼把它挑出来。不仅节省时间,而且操作方法也相对简单一些。重要的这种方式非常有意境有个性。

而日事清如何按照这些技巧做文件管理?它的效果如何呢,有兴趣可以看看这篇文章:

日事清:如何搞定文件管理?90%的人不知道的六大技巧

Reprint please indicate:http://www.cnsoftweb.com/wdgl-3497.html