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文档管理原则
文档管理原则

time:2020-08-01 09:30:02

author:重庆佰鼎科技有限公司

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文档管理原则文 | 地瓜劳斯

摘要:随着互联网的发展,信息的获取越来越廉价,我们所接收的文件也越来越多,对于大多数习惯了自由散漫的人来说:要有调理的组织好电脑的文件管理,简直是要哭死人的。其实,你想看一个人的思维习惯与工作能力从TA的电脑文件管理便能一窥一二。

初入职场的人总会得到这样一条建议:要养成好的工作习惯。而好的文件管理办法便是一个价值10万的工作习惯,文件管得好,工作没烦恼。这篇文章介绍了地瓜劳斯对文件管理方法的一个总结,我们回答以下三个问题:

1. 文件管理有什么意义和组成?

2. 文件管理现在通用的办法有哪些?

3. 文件管理未来的发展方向是什么?

一图看全文文档管理原则

(一)文件管理定义

1.1 文件管理的意义

知识管理中非常重要的一个 环节就是快速寻找你所要找的资源,文档就是其一。那么文档的储存归档和文件命名就非常 重要。只有科学的文档分类,文档命名才能快捷的搜索,高效完成工作。好的文件管理主要有三大便利:

A. 提高沟通效率,让接收方从文件/夹命名中就知道文件/夹的主题;B. 实现快速索引,方便快速检索到所需呀的文件;C. 方便快速回溯,区分版本并随时回溯以前的版本,了解版本变更记录。1.2 文件管理的组成

我们知道,当我们拿到一个新电脑时候,电脑是空白的,顶多会帮我们进行分盘(C、D、E、F),而随着电脑的不断使用,我们会产生许许多多的文件(files),为了方便归类我们就新建了各种各样的文件夹(folder)来储存我们的文件,这样属于我们自己的逻辑树就形成了。从根目录出发-->盘符-->根文件夹-->一级子文件夹-->二级子文件夹……-->文件,文件的管理其实意味着我们自己的思维结构是怎样的,有人习惯用时间区分,有人习惯用类别区分,也有人习惯用对象区分,这并无好坏之分,仅仅意味着自己的思维习惯。

Well,至此我们已经可以总结,文件管理至少需要从两个维度进行管理,即文件(content)和文件夹(folder)。

(二)文件的管理办法

为实现上文所提到的文件管理三大便利,文件名一般要包含以下组成元素:

A. 所属类别,例:知识管理、金融常识、素材图库B. 核心内容,例:时间表、报价表、案例分析C. 主关键字,例:西方、设计、绘画D. 修订时间,例:20171029E. 特殊编号,例:HL0001,ABC005F. 版本编号,例:V1,V2根据以上元素,我们对文件的命名顺序一般是:

特殊编号_所属类别_核心内容_关主键字_制作人_时间+版本

至此,一个完整的文件名就设定好了。符号的运用请结合自身习惯,目的在于识别清晰。我个人的习惯会在所有文件名前增加”【】”强化,后面关键字不加框选符仅仅是因为不希望影响识别。另外,有的人习惯将时间放到文件名最前面,这样便于时间排序。同样的,为了对关键文件进行强调,也有人习惯在关键文件前增加“@“进行标注。

回顾最核心观点,不管是内容的品质,还是回顾的频率,这些重要程度都远远大于文件结构的完善繁复,因此,请依据你个人的习惯进行关键字排序。

(三)文件夹管理办法

3.1 文件夹的起源

到底谁发明了“文件夹“,谁又习惯”规整文件“?看看周遭的人们,似乎每个人桌子、架子都堆了大量的文件、纸张、连笔记本也越来越少有人有序的整理和书写。事实上:绝大多数神志正常的人类都讨厌整理文件,除非万不得已。

爱因斯坦和他喜欢的书桌那么问题来了,当计算机体系建立不久的时候,到底是哪个人把“文件夹整理“这个让人又爱又恨的概念带到了计算机里,又间接导致了我们计算机文件的整理也和我们的桌面一样杂乱不堪?查阅历史,我们找到了个人电脑的鼻祖——施乐Alto(Xerox Alto),他还含有一个文件管理软件:Neptune

Neptune其实从历史发展的角度来看,文件夹的出现是必然的,正如因为人脑容量的限制,越来越多的知识无法储存到人大脑里面时,出现了书籍一样,因为文件的增多必然有一个容器--“书籍“来装载文件,这就是文件夹(folder)。随着后来电脑的发展,我们伟大的乔布斯先生将文件夹引入了个人电脑系统Macintosh中,商业中便出现了”文件夹“的产品概念。

文件夹概念是基于“层级文件系统结构 (hierarchical filesystem)”顺理成章的产物,在80年代也为个人电脑用户理解磁盘上文件的位置和电子文件的管理普及立下了汗马功劳

3.2 结构化的定义

为了实现快速有序查找文件,在外面电脑的逻辑树里面就需要以“结构化“的方式去进行文件整理。但什么是结构化呢?官方的回答是:结构=(解构+重构)×边界条件,是解决一切问题的法门。它最核心的原则就是MECE原则,即相互独立且完全穷尽。这样才能做到不重叠、不遗漏的分类。结构化首先是一种思维方式,其次才是一种管理方法。结构化方式无好坏之分,仅仅意味着我们现有的逻辑思维方式。

我们以“披萨是不是大饼“为例进行探讨。小明的奶奶第一次吃披萨,就问小明,这不就是加了芝士、牛肉粒的大饼嘛,这个认知本身是完全没有问题的,因为在奶奶现有的知识树里面并不包含”披萨“这个归类。紧接着小明向奶奶解释了披萨的缘由,更多次的吃各种各样的披萨,奶奶慢慢接受了”披萨“这个名词,在她自己的知识树里面,与”大饼“并列生成了”披萨“这个归类,至此新的知识树形成了。再后来奶奶回了老家,很多年再也没有吃到过披萨,奶奶慢慢的将”披萨“又归入了”大饼“的归类里面,”披萨“又成了带芝士、牛肉粒的”大饼“。从这个例子可以看出,结构化方式无好坏之分,仅仅意味着我们现有的逻辑思维方式。文档管理原则

3.3 结构化方法进行文件夹管理

结构化的方法管理文件夹,顾名思义:一台设备上所有文件都被绑定到一颗逻辑树上。这种方法是迄今为止较为通用也趋向于完美的方法,特别是在计算机系统文件的管理中。

电脑系统下面聊一聊笔者个人的文件夹管理是如何进行的:

笔者的电脑本身只有一个盘符C盘(SSD固态硬盘),随后对硬盘进行了分盘整理,新建了D盘(软件)、E盘(办公)和F盘(娱乐)。

为保证电脑运算的速度,C盘仅储存与系统相关文件,D盘仅储存电脑装载软件的文件。下面重点以E盘(办公)说下使用习惯,在办公盘中,笔者以工作性质进行了结构化分类:

-->01 供应链项目组

---->11 产销平衡

---->12 品类规划

---->13 教育园订单流程

-->02 供应链管理中心

---->21 运控部

---->22 仓储部

---->23 数据组

---->24 规划部

------>241 数据分析

-------->2411 订单达成率

-------->2412 配送准点率

-------->2413 库存指标

---------->24131 分析报告

---------->24132 源数据

------>242 模型制作

------>243 规划管理

------>244 内部培训

-->03 内控审计中心

-->04 地瓜劳斯

同样的,以此MECE原则进行娱乐盘管理会依据生活、学习、兴趣等分类,但排除路径根目录不算,好的文件管理最好不要超过4级,否者会有些舍本逐末,带来不必要的麻烦。

(四)文件管理的未来方向

上文提到的结构化管理方法是建立在逻辑清晰、条理分明的基础上,但大多数人是无法做到绝对MECE的,更多的是采用半结构化的文件管理办法。然而这样的文件管理办法就是终点了嘛,是绝对完美了嘛?并不尽然。

[恶心死你的举例]

A. 你从来都按照项目设立工作文件夹,当你开展了50个项目之后,突然你需要拿出所有项目的项目计划表了B. 你从来都按照年份归类你的照片,积攒了3年之后,突然你想找出所有和家人相关的照片了C. 你从来都按照学科整理你的学习电脑,突然你需要找出所有课程的大作业给学妹参考了

在面对这个问题时,现在分类管理爱好者已经探讨出了未来可能的方向:

抛弃文件夹体系,转而使用标签体系管理资料

[举例1]

一个喜欢旅行的同学整理自己的资料时建了3个文件夹,分别存储“住宿规划”、“旅游笔记”、“景点介绍”相关的内容。当他想找出所有和“马尔代夫”相关资料的时候,不必再打开这3个文件夹逐一寻找资料,而只需用“马尔代夫”标签筛选所有文件即可:

我们认为,一个好的资料管理工具应该:

A. 标签化的管理所有文件B. 能够帮助启发灵感,快速找到所要信息C. 跨平台适应各类系统和设备而这些问题如何解决,我们期待科学家或者分类管理爱好者们未来能给出我们答案吧。

最后,一通百通,好的文件管理绝不仅仅适用于文件,它在我们生活中处处可见。

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