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文档管理原则
文档管理原则

time:2020-08-01 11:27:07

author:重庆佰鼎科技有限公司

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本文由重庆佰鼎科技有限公司提供,重点介绍了文档管理原则相关内容。重庆佰鼎科技有限公司专业提供产品需求文档 版本管理,电脑的文档管理器,企业文档管理系统源码等多项产品服务。作为一家高度专业性的公司,以我们丰富的经验,专业的人员给您提供满意服务。

文档管理原则不确切的说,“库”自win7时代上线以来,作为重磅更新的功能,直至win10时代都没有被广大用户接受。 更夸张点说,应该是99%以上的人根本对这个功能没有意识,完全不知其存在。从根本上把微软的攻城狮们伤的不轻。然这些脑残的攻城狮们也确实罪有应得,一个可以说伟大的产品理念被做成了这个熊样。在互联网时代,或者说“乔布斯”时代,所有的软件操作,都必须把用户当小白。操作越简单,越人性,用户越广越稳定。反观“库” ,让人完全不知道这是一个什么东西,何谈用之.

没人用,不能说不好,只是我们没有找到用处,没有找到方法,一旦用起来,如虎添翼。此篇将详细介绍“库”的使用方法,将这个无人问津的应用剖析为我所用

首页,要清楚“库”的概念,什么是库,它是用来干嘛的。

从我的思考讲,库实际上是一个“大标签” ,将所有打上此标签的文件夹、文件统一映射出来。

还拿本人的实际情况举例。 作为电商从业人员,京东、天猫等绕不过去,且整天都得打交道。如上篇所说,天猫超市这个工作项目下包含众多类型的工作,设计、文档、业务、财务等,当我只要涉及到天猫超市的工作,能不能打开一个文件夹就给我展示出主要的工作列项呢?这就用到了库。

我们把所有天猫超市相关的大工作列项,全部链到“天猫超市”的库里。打开这一个库,就能看到左右的大工作列项。

注意:库只是一个映射,当你操作库中的文件夹或文件时,并非在对“库”做什么,实际操作的是文件或文件夹本身。

其次,库的日常使用设置。

当我们体会到库的便利后,一定会非常多的建库。凡事多则易乱,必须给其制定相应的规则,使其按规则为我所用。

1. 库的数量。建议最多30个,日常使用10个以内。(特殊工种或岗位可根据实际情况自己设计规则)为何如此?我们每天的工作,基本围绕几项重要的工作展开,当工作过多时,必须归纳汇总。否则要么管理不了,要么管理不好。按计算机语言讲,人的多线程工作承受量最多十几个,超过负荷,大脑一定不能承受,工作效果也就无法保证。

2. 库的展示。

美观易辨识即可。本人习惯使用“大图标”进行展示。数量不多,易辨识,图标清晰。总归找到自己最习惯的展示方式。

3. 库的名称

从上图可以看到,我在库的名称前加了大写字母,目的就是将所有的“库”进行分类,更清晰的按我的要求展示。

同时,也可以将库分出层级。如A级库为电商平台,B级库为本季度的主要工作项目。。。以此类推。总之,建立自己的原则。

4. 库内的映射

第一篇讲文件夹结构时,埋了一个小伏笔。为何我的各类文件夹名称设置前都加了“类别" ,如 财务-天猫超市 ,数据-天猫超市?如此设置,就是为了在使用库的时候,将文件夹信息展示的更明确。文档管理原则

当打开天猫超市的库后,所有的文件夹按列清晰的展示出来,一目了然。

注:此处的展示方式建议为”列表“ ,更直观。

最后,如果你的文件管理体系成型,日常操作最多的应该就是库。 通过库去找你的文件,最为快捷高效。

再简单说一下库的操作说明,之所以放在最后,实在小儿科。

1. 进入库,右单击,新建库。

2. 命名(注意命名规则)

3. 双击进入库后,左单击”包括一个文件夹“ ,找到你想包含的文件夹,选中,点击加入文件夹即可。

4. 当你一段时间后,想在某个库中增加要映射的文件夹时。 进入该 库,点击菜单”管理“ ,再点击”管理库“,弹出对话框中点击”添加“ ,将你想要包含的文件夹添加即可。

综合以上,库的使用非常非常简单,只怪库的产品经理没把这个产品做的更好。了解库的概念和方法后,小白亦可成为文件管理高手。

不要去找什么文件管理的软件,都是画蛇添足。只要设计好自己的文件管理规则,文件管理SO EASY 。

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无为文件管理术目录:

无为:2018每个人必须要掌握的技能1. 文件管理思路

1.1 文件管理框架思维

无为:无为管理术之框架思维1.2 文件夹的类目划分

1.3 文件夹的层级设定

无为:无为文件管理术之文件夹结构及层级1.4 文件命名方式

1.5 文件名的标签化

无为:无为文件管理术之文件命名方式及标签化2. 软硬件工具

2.1. windows自带工具使用(XX,XX,3个)。

windows库的使用技巧

https://zhuanlan.zhihu.com/p/33218969/2.2 开源工具使用(XX,XX5个)。

无为:无为文件管理术之搜索everything2.3 配合使用

3. 将现有的所有文件整理完毕

3.1 整理硬盘

3.2 整理桌面

3.3 整理文件夹框架

3.4 文件放入合理文件夹

4. 养成好的工作习惯

如果你需要,请关注本专栏。并点个赞。文档管理原则

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