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项目管理技巧
项目管理技巧

time:2020-07-25 10:23:42

author:重庆佰鼎科技有限公司

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本文由重庆佰鼎科技有限公司提供,重点介绍了项目管理技巧相关内容。重庆佰鼎科技有限公司专业提供项目管理沟通,项目信息管理,国际项目管理等多项产品服务。秉承着真诚、专业、责任、科学的宗旨,在行业内备受赞誉坚持用专业与专注帮助每一个客户。

项目管理技巧↘1 引言项目管理技巧

“运用项目管理思维,形成项目管理风格”,听起来怎么那么熟悉,又那么玄乎呢?

是的,前半句还好理解,掌握项目管理知识体系方法理论<十大知识领域、五大过程组、49个过程>,通过PMP认证并运用在实践中,训练出项目管理思维模式。

后半句呢,形成项目管理风格,自己的个人的风格,什么套路呀、章法呀......真的“只能意会,不可言传”吗?

↘2 十四字风格

好,我们来试着讲述OMO在项目管理上的风格、套路和章法。可不知从哪里唠起,然更担心您看着看着走了神,勉强拼凑了两句话“一魂三动五意聚,两极四世八方齐”,万一走神了,数下“1,3,5...2,4,8”数字还能回来。

“一魂”是管理风格的核心灵魂,是思想主线。三个词六个字:明确、有效、可控。

“三动”是管理风格的动作要领,包括“破冰行动”、“闭环行动”和“冲锋行动”。

“五意”是项目经理能“条件反射”的基本软技能。包括绩效意识、全局意识、拥抱意识、质量意识和成本意识。

“聚”是指项目经理集“一魂”、“三动”和“五意”于一身。

“两极”是沟通的双方,相互承诺,共同成长,是利益共同体。

“四世”是“四世同堂”,项目团队就好比一个家庭,有老有小,有男有女,项目经理是“当家人”。

“八方”是来自四面八方的相关方干系人,项目经理要积极管理好“八方”,一路成朋友。

“齐”是拉通项目统一战线,齐心协力,促成项目成功,团队成员得到成长。

↘3.1 核心灵魂【一魂】

“明确、有效、可控”,是项目管理风格的核心灵魂。

明确:项目背景清楚,客户应用场景清晰,需求范围具体,交付件要求明了,人员匹配(计划)确定。明确任务,对准目标,出发!

有效:工程思维聚焦项目产品落地,不追求前沿理论技术<预研项目例外>,不需要面面俱到、不吹毛求疵、不力求完美。聚焦目标排除干扰,筛选剔除无效无用活动,适配流程合适就好。

可控:站在高处,具有全局视野和全局思维,抓住核心骨干人员,把住关键路径和主要风险控制,所关注面处没有盲区没有死角,放得出去能随时收得回来。

真正做到做好这三点,运筹帷幄,从容上阵,一切尽在掌控中。

↘3.2.1 破冰行动【三动之一】

接到项目如何入手,如何破冰,如何匹配项目成员,做出合理的项目计划,是为项目启动阶段的关键。

首先,项目经理满腔热情,针对项目涉及到的不熟悉知识领域环节,要走进去向产品经理了解,向SE求教,向同行学习,快速学习全盘熟悉后跳出来。

跳出来后站在高处,全局视野整体分析抓住关键,三板斧砍出项目的关键点:关键技术及关键人员、关键路径及里程碑、关键风险及预防措施。

这里重点强调的是先拎主干,抓关键,是三板斧,是TOP3,是二八定律中的二。安排好关键技术的验证,主要成员的分工,列出关键路径、关键里程碑、主要风险及依赖。然后项目计划就是顺理成章,渐进明细,水到渠成的事了。

如果可能,尽可能提前参与项目的立项过程,参与应用场景分析,参与系统技术方案的讨论。如果可能,挑选最适合该项目的人员。没得挑选的话,在项目前期安排针对性的培训和串讲。

↘3.2.2 闭环行动【三动之二】

工作计划分配到人头去做了,不发状态报告是什么回事?发了报告看不到问题/风险/求助,真的这么顺利吗?报了问题工作延期一大片是否有解决措施和建议?

这小伙很不错,他做事我放心。工作任务授权下去了,可以不闻不问了吗?小伙子在全局把握、重大方案决策时还有很多考虑不周的,需要你去提点,在关键点时需要予以顾问。

在工程上常用闭环控制系统,在质量管理上讲PDCA循环,在项目管理中我们做闭环行动。

开环系统是大炮发射模式:只发指令无过程响应,受干扰影响,无自愈能力,没击中目标再发一炮。开环系统过程不可控,交付件可能偏差大,验收通不过的话返工重来。

闭环系统是导弹发射模式:导弹发射后弹道跟踪制导逼近击中目标,相对开环系统过程更稳定、结果更精确、响应更及时。项目开发过程中,需求范围可能有增加,及时做变更管理;项目阶段输出可能有偏差,及时做纠正修改;随着项目的推进,识别出新的风险管理起来,发现新问题解决处理掉,直到最终交付件满足要求,一次性把事情做好。

不断地检测对比,偏差反馈,调整控制,趋于期望值,这是闭环行动的要领,是项目管理中的“管理”体现。

↘3.2.3 冲锋行动【三动之三】

倒计时,倒排计划再熟悉不过了,为什么我们都会用?因为有的时间点是不可修改的,高考倒计时100天动员大会、誓师大会,是吧!销售合同是月底前发货,两班倒,领导亲自上产线都是常有的事,对吧!

关键里程碑一般标上小红旗标志,是有神圣感的。节点前冲锋也是一道家常菜,往往能体现一个团队的凝聚力和战斗力。比如TR5,还有一个死机严重问题必须解决,成立攻关组冲呀,冲过去你的产品就可以面市啦!

冲锋行动要领:目标就在眼前,冲锋任务非常明确具体,统一思想,集中火力,心存强烈的取胜欲望,展现出高昂的斗志和非凡的攻击力。冲锋行动切忌长久,切忌大面积铺开的长久,切忌陷于疲惫而厌战、消沉失落而渺茫。

不妨回望下历次有效的冲锋行动,是不是印象还深刻,因为你还能记起;是不是那段经历成长很多,因为你尽力拼搏去做了。不压一压不知道自己有多能耐,不逼一逼不知道自己有多优秀。

↘3.3.1 绩效意识【五意之一】

绩效结果导向是项目工作的重要评价指引。作为项目经理,除了关注项目业务绩效<项目的成功,业务的成功>,对团队成长绩效和组织管理绩效的关注也非常重要。

项目成员的成长,包括技术能力的提升,管理能力的锻炼,个人(马斯洛)需求的满足度等。如果项目成功了,成员没有长进甚至消沉了,项目经理要好好找找自己的原因。从某种意义上说,的确成长比成功更重要。团队也是一样,经过一个个项目历练下来,希望展现到眼前的是一支有着共同语言、具有更强凝聚力、更强执行力的队伍。

项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作,是一次性的临时性工作。但在项目组织中,它是战略规划系列项目中的一分子。是否模块化设计实现的,是否有贡献可复用模块组件,项目的过程数据是否丰富了组织基线,好的经验案例贡献到组织过程资产库中等等。组织管理绩效是从组织层面成对项目经理的较高层次要求,是一名项目经理的较高层次意识。

↘3.3.2 全局意识【五意之二】

作为项目经理,全局观意识自然很重要。内外部环境依赖关系处理、全方位的风险识别、不同工种间的配合协调、“向关键路径要时间,向非关键路径要资源”、在进度/成本/质量强关联因素上权衡决策等,都需要全局视角和全局思维,只有站的更高看的更远想的更全才行。从全局出发,努力做到“取舍之间必有得失,得失之间必有因果”的正确决策。

↘3.3.3 拥抱意识【五意之三】

保持积极乐观OPEN的心态,敞开包容拥抱的心胸,是项目经理需要具备的人生态度。

拥抱变化:内外部环境会变化的,积极理解政策制度去适应;客户需求会变化的,敏捷开发模式和变更管理都是你的利器。项目管理技巧

拥抱问题:从质量理念看,问题发现越早越好,不要怕怎么有这么多问题呀,而是怕怎么没有问题呀。这小伙的工作状态报告很“漂亮”没有问题,反而是最怕的,对他的工作要多一个心眼多一份深入交流讨论。评审问题专家榜,缺陷基线质量计划,这些都是拥抱问题比较好的做法。

拥抱个性:每个人的性格特点不同,个人需求偏好不同,拥抱他们,不同的沟通技巧,不同的关注方式,取其各自专长,发放高倍光彩。

拥抱失败:不要说啦,哥,鸡汤喝够了!好,就怕你,哪怕有一次接受不了,特别是你特别用心特别在意的事情上。

↘3.3.4 质量意识【五意之四】

好,质量也不敢啰嗦了就一句。质量管理本身就是项目管理知识体系中的一大知识领域,作为项目经理,你应该比质量经理更加重视质量,那种更加深入产品更加贴近项目的“更有效”重视。

↘3.3.5 成本意识【五意之五】

老板或赞助方关心的就两点:东西什么时候做出来,要花多少钱。项目立项时给多少费用都是经过评估预算过的。

部件材料我想买最好的,人员我想招聘高端的,团建我想搞个欧洲十日游.....就算立项的预算充裕,作为项目经理依然要有强烈的成本意识,控制成本,合适就好,不浪费一分人力物力。

做项目过程中,经常会在进度、质量、成本等方面上进行权衡决策,根据情况有所轻重倾斜。做好项目的同时,最大程度地控制了成本,这是项目经理的卓越表现。

↘4.1 两极

在项目管理中,人的因素至关重要。所有的项目过程活动都是围绕着人展开,人和人之间的沟通是相互的,双向的。

良好高效沟通的境界是有制定规则,做到相互承诺,形成利益共同体,共同成长进步,达成共赢。我们日常用的甲乙双方协议、采购合同协议、合作协议等如此经久可信,是基于如上境界成文体系后加上法律保护而来的。

在项目经理和项目成员之间,工作计划是经过彼此评估讨论做出来的,也是一份相互承诺。需要项目经理提供的环境及协助,应当按计划满足要求,而不是觉得晚几天也没关系。同样,项目成员的工作计划延期了,要找出原因,是环境没到位、工作量评估过于乐观、其它事情冲突还是自己效率低下,然后双方及时沟通更新调整计划。不要总是计划延期,兑现不了承诺,失去个人品牌信用。

主管对下属的工作要求和完成情况评价也是如此。年初制定的个人业务承诺计划PCB,半年后下属按照PCB自我评价为A,而主管认为在PCB中未提及的某某方面还需重点加强,综合给了B评价。这是非常差的沟通结果,下属觉得承诺书没有兑现放松了要求,主管安排工作也没有那么得力了,双输的结果。如果主管意识到下属需要加强的方面,及时找下属沟通补充刷新到PCB中,是为对相互承诺的一份尊重。

↘4.2 四世

新组建的项目团队,有原来一起做过项目的同事,有第一次合作新加入的同事,有入职多年的老同事,也有新员工。在项目团队中,项目经理充当“当家人”的角色,家里有爷孙,有入门媳妇,有姐妹兄弟,四世同堂。

刚进门的媳妇有个认同家庭的过程,你是导师,把她带进门,了解当地风俗和家规。

媳妇不太能吃辣,在无辣不欢的家庭里,不合口味有些情绪波动。你是教练,可以这样跟她说:“我有个大学同学,东北黑龙江的,原来没沾过辣,大一下学期吃辣比我还猛呢”。也可以这样告诉她:“妈生日是X月X日,买个手镯送给她,同时告诉她,贵州同事带了几瓶特别香的辣椒油,以后菜里少放点辣,尝尝这个。”

媳妇生了个胖乎乎的儿子,奶奶带着睡,盖的严实经常捂出汗,媳妇说孩子要少穿点,汗出多了营养都流失了,奶奶坚持出汗总比受凉好。婆媳有冲突,受难的是夹心饼干你!你是支持媳妇观点的,简单,自己带睡吧,问题解决了。

后来,媳妇负责做饭烧菜,也辣得欢。媳妇带孩子,媳妇安排爷爷奶奶的过节礼......

闲扯了一大段家常,一名项目成员进入集体团队一般会经历如上“认同-磨合-冲突-融入”四个阶段,在不同阶段,你充当不同的角色“导师(引路)-教练(指导)-朋友(支持)-当家人(授权)”去帮助她最终融入这个团队,融入这个家庭。

当家人,大丈夫能屈能伸,有原则有弹性,有柔有刚,能吃苦耐劳,能换位思考,有威严有嘻哈......

↘4.3 八方

上有老板,下面一帮兄弟姐妹,左边是产品管理,右边是市场营销,前方是一线销售,后方是生产服务,还有甲方客户不断提易用性需求给你、组件合作方这边进度和质量都要盯紧、质量经理还不时来敲打一下......

你看,你真的是“核心”耶。四面八方,所有相关方干系人都要做好管理。你来一拳,我能接住,也能推掌回去。他来一脚,我踩住他,踩得他时痒时痛,咱们坐下来好好说。

状态报告是一把双刃剑,别为了报告而报告走形式了,充分用好它,主动定期汇报进展状态。施加“拳脚”的,合理的诉求我写在报告中,主动告诉他当前的进展,下一步的计划动作,存在的困难和求助,把他一起拉入项目组参与到统一战线中来。

除了书面的正式报告,口头的沟通特别是面对面的沟通必不可少。实际上较好的做法是:先点对点沟通,达成共识的纳入书面报告中,暂时无法共识的有很多途径去处理:提OR需求给RAT评审,走CCB变更决策流程,走“工作联络单”<正常流程走不通的特殊审批通道>......

我是“核心”,我怕谁?去拥抱相关方,做有效沟通,成一路朋友。何为朋友,朋友都是为你好的,最大的敌人是你自己。

↘5 后语

细心的朋友可能已经有所觉察,前半句“一魂三动五意聚”主要讲的是“事”,项目经理作为操盘者如何把握工作主线、如何有效开展工作、如何做到可控不断逼近期望以及项目经理开展工作时需要具备的软技能。后半句“两极四世八方齐”主要讲的是“人”,讲项目相关人员的沟通和管理。人的因素自始至终起着关键的作用,成事者,人也。

以上为华为研发老兵OMO项目管理风格的文字化表述,无法完整表达到位。不追求完美,套路还是那套路,章法还是那章法。你有你的九阴真经,我有我的降龙十八掌,自己的项目管理风格,合适的管用的便是好的。

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